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Código Ético DEPOT ZONA FRANCA S.A.

PRINCIPIOS BÁSICOS QUE ORIENTAN EL COMPORTAMIENTO DE DEPOT ZONA FRANCA Y DE SUS EMPLEADOS Y DIRECTIVOS

 

ÍNDICE

 

1. OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
2. RESPONSABILIDADES DE LOS EMPLEADOS Y DIRECTIVOS
2.1. Responsabilidades de los empleados
2.2. Responsabilidades adicionales de los directivos
2.3. Violaciones del Código
3. PRINCIPIOS BÁSICOS DE COMPORTAMIENTO
3.1. Respeto a la legalidad
3.2. Integridad ética
3.3. Respeto a los derechos humanos
4. RELACIÓN CON Y ENTRE EMPLEADOS
4.1. Respeto y fomento del trato no discriminatorio
4.2. Abolición del trabajo infantil
4.3. Igualdad de oportunidades
4.4. Seguridad y salud en el trabajo
4.5. Respeto a la intimidad y la confidencialidad de la información de los empleados
4.6. Fomento del equilibrio personal y profesional
5. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES APLICABLES
5.1. Relación con las Administraciones
5.2. Leyes Anticorrupción
5.3. Uso de información privilegiada
5.4. Leyes contra el blanqueo de capitales
5.5. Competencia leal
5.6. Precisión en libros y registros
6. COMPROMISOS CON TERCEROS Y EL MERCADO
6.1. Calidad
6.2. Confidencialidad respecto de la información de terceros
6.3. Transparencia, creación de valor y gobierno corporativo
6.4. Protección del patrimonio empresarial
6.5. Conflictos de intereses
6.6. Relación con proveedores y clientes.
7. COMPROMISOS CON LA COMUNIDAD
7.1. Medio ambiente
7.2. Compromiso social

1. OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El objetivo del presente Código Ético Corporativo es establecer los principios básicos a los que debe atenerse el comportamiento de los siguientes individuos y entidades en el ámbito de sus actividades relacionadas con Depot Zona Franca, S.A.:

  • Depot Zona Franca, S.A. y todas sus divisiones empresariales independientemente de su área de negocio, ubicación geográfica o actividades.
  • Los miembros de los órganos de administración de Depot Zona Franca S.A.
  • Los empleados de cualquiera de sus divisiones de negocio.

A los efectos de este Código, Depot Zona Franca, S.A. o sus divisiones de negocio se refieren tanto a Depot Zona Franca, S.A como a todas las empresas que controla o pueda llegar a controlar directa o indirectamente. Se entiende que existe “control” cuando se posee la mayoría de los derechos de voto del órgano de administración.

Si existen leyes, prácticas o procedimientos internos aplicables a las personas físicas y jurídicas sujetas a este Código que sean más estrictos que sus disposiciones, aquellas gozarán de preeminencia. Depot Zona Franca, S.A. velará para que los principios establecidos en este Código se observen en todas las sociedades en las que participa.

2. RESPONSABILIDADES DE LOS EMPLEADOS Y DIRECTIVOS

  • 2.1. Responsabilidades de los empleados
  • 2.2. Responsabilidades adicionales de los directivos
  • 2.3. Violaciones del Código

Todos los empleados habrán de adherirse a los principios y los requisitos contenidos en este Código y velar por que otros particulares o grupos que efectúen actividades en nombre de Depot Zona Franca, S.A., incluidos los contratistas, los agentes, los consultores y otros socios comerciales, también lo hagan. Los empleados deberán entender correctamente las políticas, los procedimientos y otros requisitos de Depot Zona Franca, S.A. que resulten de aplicación al ejercicio de sus funciones, debiendo pedir ayuda al superior o a la asesoría jurídica si fuera necesario.

Todos los empleados que tuvieran conocimiento o fundada sospecha de un incumplimiento de este Código deberán notificarlo a sus superiores o comunicarlo a través de los mecanismos establecidos para plantear sugerencias y presentar quejas. Depot Zona Franca, S.A. adoptará las medidas necesarias para impedir repercusiones negativas debidas a notificaciones efectuadas por empleados de buena fe y al amparo del presente Código.

Todos los directivos habrán de velar por que sus colaboradores conozcan y respeten los comportamientos expuestos en este Código. Asimismo, habrán de velar por que todos los procedimientos de vigilancia instaurados para garantizar el cumplimiento de este Código y las políticas y procedimientos de Depot Zona Franca, S.A. funcionan correctamente, notificándolo a sus superiores en caso contrario.

El incumplimiento de este Código puede constituir una infracción laboral y ser objeto de las oportunas sanciones, con independencia de otras responsabilidades en que pueda haber incurrido el empleado. Para resolver incidencias o dudas relativas a la interpretación de este Código y proponer medidas de mejora, se creará un Comité de Cumplimiento.

3. PRINCIPIOS BÁSICOS DE COMPORTAMIENTO

  • 3.1. Respeto a la legalidad
  • 3.2. Integridad ética
  • 3.3. Respeto a los derechos humanos

El comportamiento empresarial y profesional de las entidades y las personas sujetas a este Código deberá atenerse a los siguientes principios básicos:
Las actividades de Depot Zona Franca, S.A. se desarrollarán con estricto cumplimiento de la legislación aplicable.

Las actividades empresariales y profesionales de Depot Zona Franca, S.A. y sus empleados se basarán en los valores de integridad, honestidad, evitación de toda forma de corrupción y respeto a las circunstancias y necesidades particulares de todos los sujetos implicados en ellas. Depot Zona Franca, S.A. promoverá entre sus empleados el reconocimiento y la valoración de los comportamientos que sean acordes con los principios establecidos en el presente Código.

Toda actuación de Depot Zona Franca, S.A. y de sus empleados guardará un respeto escrupuloso a los Derechos Humanos y Libertades Públicas incluidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos. Estos principios básicos se traducirán en el cumplimiento de los compromisos que se recogen a continuación.

4. RELACIÓN CON Y ENTRE EMPLEADOS

  • 4.1. Trato respetuoso y fomento del trato no discriminatorio
  • 4.2. Abolición del trabajo infantil
  • 4.3. Igualdad de oportunidades
  • 4.4. Seguridad y salud en el trabajo
  • 4.5. Respeto a la intimidad y la confidencialidad de la información de los empleados
  • 4.6. Fomento del equilibrio personal y profesional

Depot Zona Franca, S.A. asume la responsabilidad de mantener un entorno de trabajo libre de toda discriminación y de cualquier conducta que implique un acoso de carácter personal. Todo trabajador ha de ser tratado de forma justa y con respeto por parte de sus superiores, subordinados y compañeros. Cualquier conducta abusiva, hostil u ofensiva, sea verbal o física, no será tolerada.

Depot Zona Franca, S.A. no recurrirá al trabajo infantil ni incorporará a su actividad empresarial ningún producto o servicio procedente del mismo y velará por el cumplimiento de las disposiciones de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en relación con el trabajo de menores de edad. Depot Zona Franca, S.A. exige a todos sus empleados y proveedores la observancia estricta de este principio.

Todos los empleados disfrutarán de iguales oportunidades para el desarrollo de su carrera profesional con independencia de su edad, sexo, estado civil, raza, nacionalidad y creencias. Depot Zona Franca, S.A. se compromete a establecer una política efectiva de igualdad de oportunidades para que sus empleados desarrollen su actividad profesional sobre la base del principio de mérito.

Las decisiones de promoción estarán siempre basadas en circunstancias y valoraciones de carácter objetivo.

Asimismo, Depot Zona Franca, S.A. se compromete a mantener una política de inversión para el aprendizaje y la formación personal y profesional de sus empleados. Los empleados de Depot Zona Franca, S.A. respetarán la política de igualdad de oportunidades en su ámbito profesional y apoyarán el aprendizaje personal y profesional de sus compañeros.

Depot Zona Franca, S.A. proveerá a sus empleados de un entorno seguro y estable, mantendrá actualizadas las medidas de prevención de riesgos laborales y respetará escrupulosamente la normativa aplicable en esta materia en todos los lugares en que desarrolle sus actividades empresariales.

Todos los empleados son responsables de observar un cumplimiento riguroso de las normas de salud y seguridad con el fin de protegerse a sí mismos y a otros empleados o terceros. Asimismo, deberán hacer un uso responsable del equipamiento que tengan asignado cuando desarrollen actividades de riesgo y divulgarán entre sus compañeros y subordinados los conocimientos y promoverán el cumplimiento de las prácticas de protección de riesgos.

Depot Zona Franca S.A. se compromete a solicitar y a utilizar exclusivamente aquellos datos de los empleados que fueran necesarios para la eficaz gestión de sus negocios o cuya constancia fuese exigida por la normativa aplicable. Asimismo, Depot Zona Franca S.A. tomará todas las medidas necesarias para preservar la confidencialidad de los datos de carácter personal de que disponga y para garantizar que la confidencialidad en la transmisión de los mismos, cuando sea necesaria por razones de negocio, se ajuste a la legislación vigente. Los empleados que, en el desempeño de su actividad profesional, tengan acceso a información de otros empleados respetarán y promoverán la confidencialidad de esta información y harán un uso responsable y profesional de la misma.

Depot Zona Franca S.A. valora los beneficios que para el empleado y para la empresa conlleva la existencia de un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y las personales de sus empleados, por lo que fomentará medidas orientadas a conciliar estos dos ámbitos.

5. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES APLICABLES

  • 5.1. Relación con las Administraciones
  • 5.2. Leyes Anticorrupción
  • 5.3. Leyes contra el blanqueo de capitales
  • 5.4. Competencia leal
  • 5.5. Precisión en libros y registros

Los empleados que interactúen con las Administraciones en nombre de Depot Zona Franca S.A. deberán asegurarse de que todas las comunicaciones, tanto directas como a través de intermediarios, sean precisas y cumplan con todas las leyes y los reglamentos aplicables.

Depot Zona Franca S.A. exige el cumplimiento de todas las leyes aplicables que prohíben el soborno, en especial el soborno de funcionarios, incluido el Código Penal español y cualquier otra legislación de lucha contra la corrupción que pueda resultar de aplicación.

Los empleados deberán cumplir con todas las leyes contra el blanqueo de capitales, mantener negocios solo con socios con buena reputación y recibir fondos solo de fuentes legítimas. Los empleados deberán tomar medidas razonables para detectar e impedir formas de pago inaceptables o sospechosas, e informar a sus superiores o denunciarlo a través de los cauces establecidos si albergan cualquier sospecha o inquietud al respecto.

Depot Zona Franca S.A. proscribe cualquier actuación que suponga el ejercicio de prácticas ilegales de competencia desleal y se compromete a velar por el cumplimiento de las leyes de defensa de la competencia aplicables.

Depot Zona Franca S.A. y sus filiales deberán tener implantadas prácticas contables que contribuyan a garantizar la precisión de sus libros y registros.

6. COMPROMISOS CON TERCEROS Y CON EL MERCADO

  • 6.1. Calidad
  • 6.2. Confidencialidad respecto de la información de terceros
  • 6.3. Transparencia, creación de valor y gobierno corporativo
  • 6.4. Protección del patrimonio empresarial
  • 6.5. Conflictos de intereses
  • 6.6. Relación con proveedores y clientes.

Depot Zona Franca S.A. establece como directriz de su actuación empresarial la búsqueda de la calidad en sus productos y en sus servicios y pondrá a disposición de sus empleados los medios necesarios para el desarrollo de los sistemas de gestión de la calidad más adecuados en cada momento.

Depot Zona Franca S.A. procurará la mejor satisfacción de las expectativas de sus clientes y se esforzará por anticiparse a sus necesidades.

Depot Zona Franca S.A. garantiza el respeto de la confidencialidad y la privacidad de los datos de terceros que posea. Depot Zona Franca S.A. se compromete a preservar la confidencialidad de los datos con que cuente referidos a terceros, sin perjuicio de las disposiciones de carácter legal, administrativo o judicial que exijan entregarlos a entidades o personas o hacerlos públicos.

Asimismo, Depot Zona Franca S.A. garantiza el derecho de terceros afectados a consultar y promover la modificación o rectificación de los datos cuando esta sea necesaria. Los empleados de Depot Zona Franca S.A. en el desempeño de su actividad profesional, guardarán la confidencialidad de los datos en los términos antes expuestos y se abstendrán de cualquier utilización inapropiada de esta información.

Depot Zona Franca S.A. y sus empleados basarán sus relaciones con clientes, proveedores, competidores y socios, así como con otros agentes del mercado en los principios de integridad, profesionalidad y transparencia.

Depot Zona Franca S.A. y sus empleados buscarán siempre, dentro de su ámbito de actuación y sus obligaciones, la mayor protección de cuantos bienes y derechos constituyan el patrimonio de las empresas del Grupo, preservando la confidencialidad de la información relativa al mismo, que solo podrá ser utiliza da en relación con las actividades de la empresa. Los empleados son responsables de proteger los activos de Depot Zona Franca S.A. que les hayan sido encomendados y preservarlos de cualquier pérdida, daño, robo o uso ilegal o deshonesto.

Todo empleado de Depot Zona Franca S.A. deberá evitar situaciones que puedan suponer un conflicto entre sus intereses personales y los de Depot Zona Franca S.A. y abstenerse de intervenir o influir en la toma de decisiones cuando, directa o indirectamente, él mismo o un tercero ligado a él por cualquier relación económica, personal o profesional significativa tuviera un interés personal. Los empleados que se encuentren en situación de conflicto están obligados a comunicarla a su superior jerárquico.

Las operaciones con proveedores y clientes se llevan a cabo atendiendo a criterios objetivos, imparciales y que garanticen la igualdad de oportunidades, evitando tratos de favor o interferencia de conflictos en los procesos de selección.

Depot Zona Franca S.A. exige a sus proveedores un nivel de compromiso adecuado con prácticas socialmente responsables que sean compatibles con este Código de Conducta (Respeto y fomento del trato no discriminatorio, abolición del trabajo infantil, igualdad de oportunidades, seguridad y salud en el trabajo, respeto a la intimidad y la confidencialidad de la información de los empleados, fomento del equilibrio personal y profesional).

Todas las peticiones de aprovisionamiento externo que se realicen deben seguirse con la máxima transparencia, evitando cualquier trato de favor. No se permite participar ni influir en los procedimientos para la contratación de productos o servicios con compañías o personas con las que los colaboradores y miembros tengan algún vínculo económico o familiar.

La concurrencia de estas circunstancias será elevada al Responsable de Organización de Depot Zona Franca S.A. por el miembro, tan pronto tenga noticia de ella. La transmisión de valores y la generación de un diálogo honesto y transparente con los clientes son los principios que rigen el desarrollo de la actividad de Depot Zona Franca S.A. Todos los integrantes de la organización se relacionarán con los clientes de forma lícita, ética y respetuosa. Se debe procurar tener una actitud abierta y empática a las sugerencias que transmite el cliente y una permanente disposición a adoptar cuantas actuaciones fuesen precisas para aclarar dudas y corregir deficiencias y errores, como así también para introducir las mejoras pertinentes en la actividad.

No se permite ofrecer, prometer y/o entregar ningún tipo de dádivas, comisiones, ventajas o regalos a empresas, instituciones ni clientes con las que Depot Zona Franca S.A. tenga relación y que puedan influir de manera impropia en sus procesos de decisión. Por otro lado, los miembros de Depot Zona Franca S.A. no pueden realizar o aceptar de personas, empresas o clientes, regalos, invitaciones ni pagos en especie que superen los usos de mera cortesía. Es decir, que su valor pueda ser considerado excesivo o exagerado por superar umbrales que en la práctica habitual del sector se consideran razonables, corrientes u ordinarios.

7. COMPROMISOS CON LA COMUNIDAD

  • 7.1. Medio ambiente
  • 7.2. Compromiso social

Depot Zona Franca S.A. buscará el mayor respeto posible al medio ambiente en el que desarrolla sus actividades y minimizará los efectos negativos que, eventualmente, estas pudieran ocasionar. Pondrá a disposición de sus empleados los medios más adecuados para ello. Igualmente, contribuirá a la conservación de los recursos naturales y de aquellos espacios que tengan interés ecológico, paisajístico, científico o cultural. A tal efecto, establecerá las mejores prácticas y promoverá entre sus empleados el conocimiento y la utilización de las mismas. Depot Zona Franca S.A. se compromete a un estricto cumplimiento de la legislación medioambiental aplicable.

Depot Zona Franca S.A. se compromete a una actuación socialmente responsable, en cumplimiento de la ley de los países en que actúa y, en particular, asume la responsabilidad de respetar la diversidad cultural y las costumbres y principios vigentes entre las personas y comunidades afectadas por sus actividades.